タイイングのスピードアップで作業を効率化しよう

 

データ入力は、画面もしくは原稿を見ながら、パソコンに入力するのが仕事です。

ここで大切なスキルは「入力をいかに早く行うか」ということです。タイピングの基本は「ホームポジション」を覚えることから始まります。

 

左右の人差し指を「Ｆ」「Ｊ」に置く位置のこと、これがホームポジションです。

そして、それぞれの指に打つキーが決められてるので、この通りに打つことを意識していくと、タイピングのスキルがグンとアップします。

 

タイピングのスピードはもちろん、キーボードの操作をいかに早く使いこなすかもポイントです。

データ入力ではWordだけではなくExcelの機能も使うこともあります。入力だけが早くても、そのソフトの使用方法に手間取ってしまっては、時間が無駄に過ぎてしまいます。特にExcelについては、様々な機能がありますので自分の不得意な分野を把握し、時間のあるときに勉強するのも良いでしょう。

 

また、音声データを聞き取り、文字を入力していく「テープ起こし」についても、タイピングの速さがポイントとなる仕事です。スピードについては「聞き取りながら打てる」のがベストですが、そこまで習得するには時間がかかります。

慣れている人はよく使う単語を「単語登録」という方法を使って入力スピードをアップしています。

例えば「あり」と入力すれば「ありがとうございました」と入力されるように文字を登録させておく工夫をしています。

さて、Wordにも前回ご紹介したショートカットキーの操作があります。こちらも覚えておくと使うのが楽しくなりますよ。

 

キーボードのショートカットキー 【Word編】

・Ctrl＋A

　すべて範囲指定する。　

・Ctrl＋Z

　直前の操作の前の状態に戻す。

・Ctrl＋C

　範囲指定された部分をコピーする。　

・Ctrl＋V

　コピーした部分を貼り付ける。

・Ctrl＋X

　範囲指定された部分を切り取る。

・Ctrl＋S

　上書き保存する。

・Ctrl＋Home

　文書の先頭へカーソルを移動する。

・Ctrl＋End

　カーソルを文書の末尾へ移動する。

・F4

　同じ操作を繰り返す。　

・F12

　名前を付けて保存する。

 

様々なパソコンの操作を覚えることでもお仕事の幅が広がります。独学で勉強できる範囲の事ばかりです。

知識を増やしスキルアップに繋がる工夫をしてみてましょう。