「お久しぶりです。
急なんですが税理士を探してまして。」

先日、何年も前から存じ上げている社長さんからお電話をいただきました。

聞くと、いままで関与してくれていた税理士さんが急病で倒れてしまい、今後の関与を断られたとのこと。

社長さんも驚いたそうですが、私のことを思い出して慌てて連絡してきてくれたということでした。

現状をお聞きすると良くないことに、
毎月の給与計算の仕事を
その税理士事務所に委託していたのですが、
倒れてしまった税理士さんしか仕事の内容がわからず前月の社員さんへの給与の支払いが遅れてしまったとのことでした。

当然のことながら社員さんへの給与は、
その家族も含め生活を支える資金です。

それが遅れてしまうということは
会社の信用問題や社員さんのモチベーションにもつながる重要事項であり、
多くの社長さんにとって、
絶対に避けたいショックなことだと思います。

きっとその社長さんは「社員に申し訳ない」という気持ちだったに違いありません。

このようなことが起きるのは
その多くが「仕事が人に依存していること」が理由です。

税理士事務所内で仕事が共有されていれば
今回のようなことは起きずに済んだかもしれません。

税理士事務所に限らず、経理の仕事にもよくあるのですが、
この仕事は○○さんしかわからない、
という「仕事の属人化状態」になっていることが現場では少なくありません。

予定通り仕事が進んでいるときには、問題なく見えるのですが想定外のことが起きた時に対応ができなくなってしまいます。
そして想定外はいつも突然やってきます。

では「仕事の属人化」はどのようにすれば
解決できるのでしょうか？
問題の解決には「仕事の共有」が必要です。
仕事を共有するためのポイントはスタッフの人数ではなく実は「その仕事が見える形になっているか」です。

いわゆる 5W1H をハッキリさせることです。

いつ
どこで
誰が
何を
なぜ
どのように

ここが共有されているだけで
いざというときにも「わからない」という
状態を防止することに役立ちます。
まずは自社の経理業務で 5W1H が整理され

スタッフ間で共有されているか
一度確認してみましょう。

経理に関わる仕事をさせていただく中で
今回のようなお話を聞いて改めて感じるのは
経理では「想定外も想定内」でなければならないということです。

いつ起きるかわからない想定外も
起きる可能性がある想定内として準備しておくという取り組みが

令和の会社には必要なのだと思います。

みなさんの現場はいかがでしょうか？

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