在宅ワークで仕事を受けるとき、メールの場合もあるかと思いますが、担当者と電話でやり取りをすることもあると思います。

ビジネスマナーとして、今回は電話応対についてご紹介します。電話の受け方・かけかたで、自分の印象が相手に伝わってしまうかもしれません。顔の見えないやりとりだからこそ、電話を受けるときもかけるときも、どちらも明るくはっきりとした声で行いましょう！

 

～電話を受けるとき～

■電話がかかってきたら、まずメモの用意をし、3コール以内に出る。

　「お電話ありがとうございます。〇〇でございます」

　3コール以上鳴らしてしまった場合は、「お待たせしました」や、「大変お待たせしました」をつけましょう。

 

■相手が名乗ったら、

　「いつもお世話になっております」

　名乗らないまま用件を切り出してきた場合は、

　「失礼ですが（恐れ入りますが）お名前をうかがってもよろしいでしょうか？」と必ず確認をしましょう。

 

■担当者がいれば「はい、（〇〇ですね）お待ちください」とそのままかわります。担当者が不在の場合、「申し訳ございません、ただいま〇〇は席を外しております。戻り次第こちらから折り返しお電話をいたしますが、いかがでしょうか？」と折り返しの必要の有無を確認しましょう。

 

■代わりに用件を聞く場合は

　「よろしければご用件をうかがいますが」と言って、用件を聞きます。

　「〇〇△△で△△ですね」必ず復唱し、

　「確かに申し伝えます。わたくし〇〇が承りました」 と自分の名前を名乗ると良いでしょう。

 

■電話を切るときは、

　「（今後ともよろしくお願いします）失礼いたします」と言って、相手が電話切ったのを確認してから受話器を置きます。

※担当者にかわる場合、近くの人を呼ぶ場合は必ず保留にしてから行いましょう！そして相手を長く待たせないように気をつけましょう。

 

～電話をかけるとき～

■用件だけで電話を切りたいとき

　「あわただしくて申し訳ございません、ご連絡だけでもと思いまして」

　用件のみの落ち着かない電話になってしまったら、終えるときに申し訳ない気持ちを伝えましょう。

 

■どうしても夜にかける場合

　「夜分に恐れ入ります」

　どうしても夜に連絡を取りたい場合には、申し訳ない気持ちを伝えてから用件を伝えましょう。目安として夜9時以降に使う人が 多いようです。

 

■相手が休みの日にかける電話

　「お休みのところ誠に恐れ入りますが」

　相手が休日ならば、仕事の電話は避けるべきですね。しかし、どうしても連絡をとる必要がある場合は、一言断りを入れるようにしましょう。